邮件归档并非简单的 “邮件备份”(备份是为了恢复，可修改、可删除)，其本质是 **“基于合规要求的邮件数据全生命周期管理系统”** —— 通过 “捕获无遗漏、存储不可改、管理结构化、检索有权限、销毁可追溯” 的闭环，既满足监管需求，又为企业提供历史数据调用能力(如纠纷取证、业务复盘)。

MailStore Server：是面向中小型企业的领先电子邮件归档解决方案之一，可协助企业遵守法规，如 GDPR 等。它在中央归档中创建所有电子邮件的副本，通过日记 Server 实现完整性，归档的电子邮件与原始电子邮件相匹配，且采用 SHA 哈希值和 AES256 加密确保防篡改存储。它支持多种电子邮件系统，包括 Microsoft Exchange Server、Microsoft 365、Google Workspace 等，还提供邮件商店网络访问，可通过任何 Web 浏览器访问电子邮件归档。

日常邮箱存储易因 “员工离职删除”“系统故障” 丢失数据，且检索效率低;归档系统具备 “不可篡改、长期存储、高效检索” 特性，两者本质不同。

合规优先：确保归档方案满足行业监管要求(如金融行业需通过银保监会合规认证)，避免因 “归档不合规” 导致法律风险;

企业实施邮件归档需结合合规要求、业务场景和技术能力，通常遵循以下步骤：

邮箱自带归档功能：如 Gmail 的 “归档” 按钮(将邮件从收件箱移至 “所有邮件”，不删除且可检索)、Outlook 的 “自动归档”(按规则将旧邮件移至本地.pst 文件);

一套成熟的邮件归档系统(无论是企业级工具还是个人工具)，通常具备以下核心功能：

邮件作为企业和个人重要的沟通与信息载体，蕴含大量关键数据(如合同细节、项目沟通、客户往来等)。邮件归档(Email Archiving)是指对邮件进行系统性收集、存储、索引、管理和检索的过程，区别于日常邮箱的 “收件箱 / 发件箱” 临时存储，其核心目标是实现邮件的长期安全保存、合规追溯和高效利用。

邮件公证备份：公证邮是网易企业邮箱为用户提供的专业邮件证据留存、取证及出证的一站式服务。当用户收发邮件的同时，公证邮系统实时进行邮件存证，管理员可通过公证邮系统随时查询管理存证邮件，并可在线发起邮件司法鉴定申请，在线完成出具司法鉴定证书流程。

网易邮箱大师是网易官方出品的全平台邮箱客户端，支持包括网易企业邮箱在内的各类邮箱，其 Mac 版可在 App Store 中下载，要求 macOS 10.11 或更高版本。