邮件归档的注意事项

邮件归档的注意事项

合规优先：确保邮件归档方案满足行业监管要求(如金融行业需通过银保监会合规认证)，避免因 “归档不合规” 导致法律风险;

数据安全：归档系统需具备 “加密存储”(如 AES-256 加密)和 “访问日志审计” 功能，防止数据泄露或越权访问;

检索效率：避免仅依赖 “本地文件夹分类” 的低效方式，优先选择支持 “全文检索”“多维度筛选” 的工具，提升查找效率;

存储成本：根据邮件量选择合适的存储方案(如冷存储用于长期归档，热存储用于近期邮件)，平衡 “存储成本” 与 “检索速度”;

数据生命周期：明确邮件 “归档 - 存储 - 清理” 的全生命周期规则，避免无效数据长期占用存储资源(如自动删除超过 10 年且无业务价值的邮件)。

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